L’Autorité de Régulation de la Commande Publique (ARCOP) a organisé le 27 novembre 2023 une journée d’échanges et de partage avec les Personnes Responsables des Marchés Publics (PRMP) sur l’archivage des documents liés aux marchés publics.
L’objectif assigné à cette rencontre est de partager avec les participants quelques pratiques d’archivage mises en œuvre pour conserver la documentation issue de la gestion des marchés publics.
En effet, le code des marchés publics renferme, notamment en ses articles 103 et 104 des dispositions assez claires sur l’archivage des documents relatifs aux marchés publics et leur condition de conservation.
Ainsi, l’article 103 dispose que « les acteurs des marchés publics, notamment les autorités contractantes… prennent les dispositions idoines pour assurer par les méthodes modernes, l’archivage de tous les documents reçus à toutes les phases de passation et d’exécution des marchés publics… ».
Or, la quasi-totalité des autorités contractantes éprouve des difficultés pour assurer convenablement cet archivage des documents relatifs aux marchés publics, soit par négligence, soit par manque de capacité de stockage ou encore par ignorance des méthodes d’archivage, en dépit du fait que, l’article 104 du code des marchés publics fait obligation à toutes les autorités contractantes de conserver ces documents pour une période de dix (10) ans à compter de la date de réception définitive des prestations.
Pour remédier à ce constat, l’ARCOP se devait de prendre des initiatives fortes, en concertation avec l’ensemble des autorités contractantes.
La rencontre a, d’autre part, permis de recueillir les difficultés que les autorités contractantes observent dans le cadre de la conservation des différents documents qui leur permet de documenter le processus de passation des marchés.
Selon le directeur général de l’Autorité de Régulation de la Commande Publique, Monsieur Aftar Touré MOROU, l’archivage constitue une problématique importante dans la gestion des marchés publics, car il permet aux services en charge de la passation des marchés publics de disposer de preuves probantes afin de se dédouaner de tout soupçon au moment des audits.
La seconde présentation a porté sur la « Gestion des garanties financières dans les marchés publics ». Le choix de cette thématique par l’ARCOP se justifie par la récurrence des plaintes des opérateurs économiques relatives aux rejets systématiques par les PRMP et les commissions d’évaluation, des offres des soumissionnaires qui comportent des garanties délivrées par les compagnies d’assurance et plus globalement à la remise en cause des offres contenant des garanties financières délivrées par les structures autres que les banques,
L’ARCOP a saisi cette occasion pour exhorter les Personnes responsables des marchés publics à se conformer aux dispositions du code des marchés publics qui mentionne en son article 115 les organismes habilités par le ministère de l’économie et des finances à délivrer des garanties à première demande. Il s’agit des banques, des compagnies d’assurance, des organismes de cautionnement et des institutions de microfinance ou de méso finance.
Ces institutions financières sont les seules autorisées à délivrer aux soumissionnaires toutes les formes de garantie, notamment la garantie de soumission ou d’offre, la garantie de bonne exécution, la garantie de restitution d’avance, la garantie de retenues de garantie.
Il faut noter que cette rencontre s’inscrit dans le cadre des échanges entre les différents acteurs de la commande publique destinés à ajuster et à renforcer le système de la commande publique au Togo.
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